Firmenumzug: So gelingt der Umzug Ihrer Firma

Firmenumzug planen

Wer schon einmal beruflich oder privat umgezogen ist weiß – jeder Umzug ist eine große logistische Herausforderung. Für einen gelungenen Umzug muss im Voraus vieles geplant und organisiert werden. Noch komplizierter als ein privater Umzug ist ein Firmenumzug. Denn hier zieht nicht nur eine Person oder Familie um, sondern ein ganzes Unternehmen mit sämtlicher Infrastruktur (Büromaterial, EDV usw.). Der Geschäftsbetrieb sollte auch bei einem Umzug gewahrt werden. Daher müssen so schnell wie möglich alle wichtigen Möbelstücke, Dokumente und Geräte an den neuen Standort gebracht werden.

Die Planung eines Firmenumzugs

Bei einem so komplexen Thema wie dem Umzug einer ganzen Firma bietet sich eine Umzugscheckliste an. So behält der Verantwortliche den Überblick über alle Vorgänge und es wird nichts vergessen.
Alles beginnt bereits bei der Suche nach dem neuen Standort. Der eigentliche Umzug kann erst vorbereitet werden, wenn der neue Standort gefunden wurde. Außerdem muss der Termin des Einzuges frühzeitig feststehen.

Professionelle Umzugshelfer

Beim Umzug eines ganzen Unternehmens ist es unabdingbar, eine Umzugsfirma (siehe: https://www.umzugsservice-zh.ch/firmenumzug/) anzustellen. Ein Firmenumzug in Eigenregie ist in den seltensten Fällen möglich. Die Profis einer Umzugsfirma wissen, wie der Umzug sicher gelingt und welche Objekte, in welcher Reihenfolge, transportiert werden sollten. Bei einem Firmenumzug geht es nicht nur um Schreibtische, PCs oder Büromaterial. Im Zweifelsfall müssen auch sehr empfindliche Maschinen und Arbeitsmittel transportiert werden. Sind die neuen Räumlichkeiten ausgesucht und der Einzugstermin steht fest, sollte eine Inventarliste angefertigt werden. Diese wird dem Dienstleister zugesandt. So kann sichergestellt werden, dass alle Objekte auf der Inventarliste beim Umzug mitgenommen werden.

Sicherung des Geschäftsbetriebs

Sehr wichtig ist, dass während des Umzuges die Geschäftsprozesse weiterlaufen. Durch einen eventuellen Mangel an Erreichbarkeit während des Umzuges können Kundenverluste oder Einbußen vom Umsatz drohen. Ein schrittweiser Umzug von Geschäftseinheiten ist daher sinnvoll. Es sollten nacheinander einzelne Abteilungen umziehen. Die anderen Abteilungen können in dieser Zeit weiterarbeiten. Einen kompletter Shutdown des Unternehmens gilt es zu vermeiden. Besonders wichtig sind Vertretungsregelungen im Zeitraum des Umzugs. So ist sichergestellt, dass in der Schnittstelle zu Kunden und Geschäftspartnern keine Informationen verloren gehen.

Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Rechnungen. Diese sollten auch während des Umzuges nicht aus den Augen verloren werden, sonst drohen Verzugszahlungen. Für die elektronische Abwicklung bietet sich eine professionelle teilautomatisierte Buchhaltungssoftware an. Aber auch für den postalischen Nachsendeauftrag muss mindestens 5 Werktage vor dem Umzug Sorge getragen werden.

Den Standortwechsel bekannt machen

Der Umzug ist abgeschlossen. Alle Büromaterialien, EDV, Büromöbel usw. sind an ihrem neuen Platz angekommen. Auch die Mitarbeiter richten sich ein. Umzug geschafft? Ja, aber es fehlt noch eine Kleinigkeit. Der Standortwechsel sollte unbedingt bekannt gegeben werden. Und zwar am besten schon vor dem Umzug. Informiert werden müssen sowohl Kunden, als auch Geschäftspartner und natürlich (mit einigem Vorlauf) die eigenen Mitarbeiter.

In der Umzugsphase sollten der Standortwechsel und die neue Anschrift bekanntgegeben werden. In dieser Bekanntgabe sollte ebenfalls ein Hinweis darauf zu finden sein, dass die Erreichbarkeit der einzelnen Mitarbeiter durch den Umzug eingeschränkt sein kann. Diese Einschränkung sollte, wie bereits beschrieben, so gering wie möglich gehalten werden.

Es müssen allerdings auch noch andere Stellen über den Umzug informiert werden: Behörden, Verbände, Kammern, Telefonanbieter, Internetanbieter usw.

Nach dem Umzug muss die Adresse in allerlei Medien aktualisiert werden, beispielsweise in Email Signaturen, auf Briefpapier und den Visitenkarten der Mitarbeiter. Auch die Einträge in Telefonbüchern, Branchenverzeichnissen oder, ganz wichtig, im Handelsregister müssen aktualisiert werden. Es wäre sehr ärgerlich, wenn ein interessierter Kunde die Firma nach dem Umzug nicht mehr wiederfinden sollte.

Fazit – der richtige Firmenumzug

Grundsätzlich gilt, ein Firmenumzug muss besonders sorgfältig geplant werden. Alle vom Umzug betroffenen Stakeholder müssen individuell berücksichtigt werden. Auf ein gutes und professionelles Umzugsunternehmen sollte keinesfalls verzichtet werden. Dies ist zwar teurer, zahlt sich aber aus.

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2 Kommentare

  1. Seit der Großteil der Belegschaft aus dem Homeoffice arbeitet und dies auch in Zukunft tun möchte, hat mein Chef beschlossen, den Betrieb verlagern zu lassen in kleinere Räumlichkeiten. Ich werde ihm raten, eine Inventarliste anzulegen, sobald der Einzug feststeht. Es ist eine gute Idee, diese dem Umzugsunternehmen zukommen zu lassen, damit es mit der Planung beginnen kann und einen Überblick hat, wie viel transportiert werden muss.

  2. Dieses Jahr steht unser Firmenumzug an. Danke für den Hinweis, dass wir unbedingt eine Spedition beauftragen sollten, um den Umzug zu bewerkstelligen. Gut zu wissen, dass eine Umzugsfirma uns auch beraten kann, in welcher Reihenfolge die Einrichtung ins neue Büro transportiert werden sollte.

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