Firmenumzug: So gelingt der Umzug Ihrer Firma

Firmenumzug planen

So gut wie jeder ist schon öfters umgezogen und weiß – jeder Umzug ist eine große logistische Herausforderung. Für einen gelungenen Umzug muss im Voraus viel geplant und organisiert werden.

Noch komplizierter als ein privater Umzug ist ein Firmenumzug. Denn hier zieht nicht nur eine Familie oder eine Person um, sondern eine ganze Firma mit sämtlichem Büromaterial, EDV usw. Der Geschäftsbetrieb muss auch bei einem Umzug gewahrt werden. Daher müssen so schnell wie möglich alle wichtigen Dokumente und Geräte an den neuen Standort gebracht werden.

Die Planung vom Firmenumzug

Bei einem so komplexen Thema wie dem Umzug einer ganzen Firma bietet sich eine Umzugscheckliste an. So behält der Verantwortliche den Überblick über alle Vorgänge und es wird nichts vergessen.

Der Umzug beginnt bereits bei der Suche nach dem neuen Standort. Der eigentliche Umzug kann erst vorbereitet werden, wenn der neue Standort gefunden wurde. Außerdem muss der Termin des Einzuges feststehen.

Bei einem so großen Umzug ist es unabdingbar, eine Umzugsfirma (siehe: https://www.umzugsservice-zh.ch/firmenumzug/) anzustellen. Ansonsten ist so ein Umzug quasi unmöglich. Die Mitarbeiter der Umzugsfirma wissen, wie der Umzug sicher gelingt und welche Objekte in welcher Reihenfolge transportiert werden sollten. Bei einem Firmenumzug geht es nicht nur um Schreibtische, PCs oder Büromaterial. Im Zweifelsfall müssen auch sehr empfindliche Maschinen transportiert werden.

Sind die neuen Räumlichkeiten ausgesucht und der Einzugstermin steht fest, sollte eine Inventarliste angefertigt werden. Diese wird dem Dienstleister zugesandt. So kann sichergestellt werden, dass alle Objekte auf der Inventarliste beim Umzug mitgenommen werden. Auch die eigenen Angestellten können beim Umzug mithelfen. Jeder Angestellte kann dabei eine Aufgabe erhalten. Auch hierfür sollten wieder Checklisten erstellt werden.

Sehr wichtig ist, dass während des Umzuges die Geschäftsprozesse weiterlaufen. Durch einen eventuellen Mangel an Erreichbarkeit während des Umzuges können Kundenverluste oder Einbußen vom Umsatz drohen. Ein Umzug in Raten ist daher sinnvoll. So sollten nacheinander einzelne Abteilungen umziehen. Die anderen Abteilungen können in dieser Zeit weiterarbeiten. So kommt es nicht zu einem kompletten Shutdown des ganzen Unternehmens. Die Abteilungen, die weiterarbeiten, können zudem Arbeiten übernehmen.

Ein anderer wichtiger Punkt sind die Rechnungen. Diese sollten auch während des Umzuges nicht aus dem Blick verloren werden. Zur Unterstützung bietet sich eine professionelle Software an.

Es wäre fatal, wenn aufgrund des Umzuges wichtige Rechnungen nicht bezahlt werden würden.
Generell dürfen die Arbeitsleistung und die Kundenberatung unter dem Umzug keinesfalls leiden.

Den Standortwechsel bekannt machen

Der Umzug ist abgeschlossen. Alle Büromaterialien, EDV, Büromöbel usw. sind an ihrem neuen Platz angekommen. Auch die Mitarbeiter richten sich ein. Umzug geschafft?

Ja, aber es fehlt noch eine Kleinigkeit. Der Standortwechsel sollte unbedingt bekannt gegeben werden. Und zwar am besten schon vor dem Umzug.

Informiert werden müssen sowohl Kunden, als auch Geschäftspartner und natürlich die eigenen Mitarbeiter. Die sollte am besten einmal vor dem Umzug als vorab Info geschehen. In der Umzugsphase sollte dann Anschrift und Standortwechsel bekannt gegeben werden. In dieser Bekanntgabe sollte ebenfalls ein Hinweis darauf zu finden sein, dass die Erreichbarkeit der einzelnen Mitarbeiter durch den Umzug eingeschränkt sein kann. Diese Einschränkung sollte, wie bereits beschrieben, so gering wie möglich gehalten werden.

Es müssen allerdings auch noch andere Stellen über den Umzug informiert werden. Behörden, Verbänden, Kammern, Telefonanbieter, Internetanbieter… die Liste ist lang.

Nach dem Umzug muss die Adresse zudem aktualisiert werden, beispielsweise auf dem Briefpapier und den Visitenkarten der Mitarbeiter. Auch die Einträge in Telefonbüchern, Branchenverzeichnissen oder, ganz wichtig, im Handelsregister müssen aktualisiert werden. Es wäre sehr ärgerlich, wenn ein interessierter Kunde die Firma nach dem Umzug nicht mehr wiederfinden sollte.

Fazit – der richtige Firmenumzug

Grundsätzlich gibt es bei dem Umzug einer ganzen Firma sehr viel zu tun. Jeder kennt den privaten Umzug, der einem oft zu viel wird. Noch größer und schlimmer ist dies bei dem Umzug einer ganzen Firma. Daher sollte der Umzug besonders sorgfältig geplant werden. Auf ein gutes und professionelles Umzugsunternehmen sollte keinesfalls verzichtet werden. Dies ist zwar teuer, zahlt sich aber auf jeden Fall aus.

Die Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter und alle, die diese Information benötigen, müssen rechtzeitig über den Umzug informiert werden. Wichtig ist auch, die Erreichbarkeit der Firma sicherzustellen. Eine Firma kann nicht tagelang nicht erreichbar sein. Das Tagesgeschäft sollte so gut wie möglich fortgeführt werden. Dazu gehört vor allem die Zahlung von fälligen Rechnungen. Durch dem Umzug sollte die Firma nicht in Zahlungsverzug geraten.

Ist der Umzug allerdings gut organisiert und wird alles Wichtige bedacht, so kann eigentlich nichts mehr schief gehen. Dann gibt es nur noch den normalen Wahnsinn, der bei jedem Umzug herrscht. Danach sind aber alle froh, am neuen Standort angekommen zu sein. Dieser bietet dann ja auch eine Verbesserung. Das war ja der Sinn der ganzen Arbeit beim Umzug.

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1 Kommentar

  1. Seit der Großteil der Belegschaft aus dem Homeoffice arbeitet und dies auch in Zukunft tun möchte, hat mein Chef beschlossen, den Betrieb verlagern zu lassen in kleinere Räumlichkeiten. Ich werde ihm raten, eine Inventarliste anzulegen, sobald der Einzug feststeht. Es ist eine gute Idee, diese dem Umzugsunternehmen zukommen zu lassen, damit es mit der Planung beginnen kann und einen Überblick hat, wie viel transportiert werden muss.

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